Lesson 8

บทที่ 8: การเตรียมรายงานและการสื่อสารกับทีม

เพื่อให้ Agent สามารถจัดการข้อมูลคนขับที่ตนเองดูแลได้อย่างเป็นระบบ และสื่อสารกับทีมงานได้ชัดเจน รวดเร็ว พร้อมรับมือกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทาง

📌 หัวข้อหลัก

8.1 Agent ต้องรายงานอะไรบ้าง?

รายการที่ต้องส่ง	เวลา / ความถี่	หมายเหตุ
✅ รายชื่อคนขับที่ดูแลอยู่	ทันทีหลังคนขับเริ่มวิ่งงาน	ชื่อ + เบอร์โทร + วันเริ่มทำงาน
✅ ความคืบหน้าการทำงาน	อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง	เช่น “ได้แล้ว 120 ออเดอร์ ในสัปดาห์ที่ 2”
✅ ปัญหาที่พบ / ข้อเสนอแนะ	เมื่อเกิดขึ้น	แจ้งเร็ว แก้เร็ว
✅ สถานะสุดท้ายของคนขับ	เมื่อครบ 30 วัน หรือจบการดูแล	เช่น “ทำครบเป้าแล้ว / หยุดทำ / หาย”

ใช้ Google Sheet / แบบฟอร์มของบริษัท / ไลน์กลุ่ม แล้วแต่ที่ทีมกำหนด

8.2 ตัวอย่างรูปแบบการส่งรายงาน (ไม่ต้องเยอะ แต่ต้องชัด)

text

CopyEdit

ชื่อ: กิตติพงศ์ วงศ์แสง (บอย)

เบอร์โทร: 0987654321

วันเริ่มทำงาน: 1 ส.ค.

ออเดอร์ล่าสุด: 152 (ณ วันที่ 15 ส.ค.)

สถานะ: ยังทำต่อเนื่อง ปัญหาคือแบตมือถือหมดบ่อย → แนะนำให้พกพาวเวอร์แบงก์

8.3 วิธีสื่อสารกับทีมให้มืออาชีพ

สถานการณ์	วิธีสื่อสารที่แนะนำ
แจ้งปัญหา	“ขอแจ้งว่าคนขับ A มีปัญหาเรื่อง GPS ไม่ตรงครับ กำลังช่วยแก้ แต่แจ้งไว้ก่อนนะครับ”
ส่งอัปเดต	“อัปเดตล่าสุดนะคะ คนขับ B ตอนนี้ได้แล้ว 180 ออเดอร์ในวันที่ 20 เหลืออีก 120 ค่ะ”
ขอคำแนะนำ	“มีคนขับที่ยังไม่เข้าใจระบบ แม้จะสอนแล้ว 2 รอบ ควรให้เขาพักไหม หรือให้ลองอีกครั้งดีคะ?”

8.4 พฤติกรรมที่ไม่ควรทำในการสื่อสาร

❌ อย่าทำแบบนี้	เพราะ…
ส่งข้อมูลไม่ครบ	ทีมต้องถามซ้ำ เสียเวลา
แจ้งปัญหาช้า	ปัญหาลุกลาม จัดการไม่ทัน
ใช้คำพูดแรงเกิน	สื่อสารในทีม = ต้องมืออาชีพ
ปล่อยให้เงียบหาย	ทีมไม่รู้ว่าคนขับคนนั้นยังอยู่หรือเปล่า

8.5 เคล็ดลับเล็ก ๆ ที่ช่วยให้ทีมรักเอเจนท์

ส่งรายงานตรงเวลา
ทักหาทีมก่อนที่ปัญหาจะใหญ่
ใช้ภาษาสุภาพ และสื่อสารแบบ “ช่วยกันหาทางออก”
ถ้าไม่สะดวกตอบทันที ให้แจ้งเวลาโดยประมาณ เช่น “ขอตอบตอน 6 โมงเย็นนะคะ ติดงานอยู่ค่ะ”

✨ สรุปท้ายบท

Agent ที่ดี = ไม่ใช่แค่ดูแลคนขับได้ แต่ สื่อสารกับทีมได้ดี

เพราะความชัดเจนคือกุญแจของความร่วมมือ